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Centernews

Hinter den Kulissen: Eventmanagement mit Inga

In der Ernst-August-Galerie Hannover gibt es eine Veranstaltung nach der anderen. Die müssen von der Marketing und Eventmanagement-Abteilung des Center Managements ordentlich geplant werden. Dafür ist unter anderem Inga zuständig.

Inga, du bist ja für das Marketing und das Eventmanagement bei uns zuständig. Erzähl‘ doch mal; was genau sind deine Aufgaben?

Im Prinzip sind es drei Aufgabenbereiche. Zum einen kümmere ich mich um alles rund um das Thema Mallvermarktung; also wenn Mieter, aber auch externe Unternehmen Interesse daran haben, Werbemittel im Center zu positionieren, eine Verkaufsfläche mieten oder Promotions und Samplings durchführen möchten.

Dann bin ich auch noch im Sekretariat als Assistentin für den Center Manager unterwegs. Ich koordiniere seine Termine und unterstütze ihn im täglichen Ablauf. Noch dazu bin ich eine der ersten Ansprechpartnerinnen für Mieter oder Besucher, die ins Center Management kommen und stehe da mit Rat und Tat zur Verfügung.

Ein großer Bereich ist das komplette von Dir angesprochene Eventmanagement: Vom Winter- und Sommerschlussverkauf über Aktionsprogramm zu Sonderöffnungszeiten zu verkaufsoffenen Sonntagen und Late Night Shoppings bis zu den Miss-Wahlen, die die Miss Germany Corporation 2x im Jahr bei uns durchführt. Weihnachten ist zum Beispiel auch immer ein großes Thema, das organisatorisch den Löwenanteil ausmacht. Hier haben wir immer viel Programm über Live-Musik auf der großen Bühne im Erdgeschoss, Verteilaktionen durch unsere Engel und setzen einen Fokus auf Service im Center z. B. durch einen Geschenkeverpackungsstand.

Und was meinst du, ist der größte Bereich, der anfällt?

Die Events. Der Bereich ist einfach am umfangreichsten und ein Center in der Größe und Lage muss sich immer wieder durch passende Aktionen positionieren. Man muss sich natürlich auch in der Kommunikation gut aufstellen, damit man die Besucher immer wieder dazu animiert, in die Ernst-August-Galerie zu kommen, denn hier wird einiges geboten!

Wie würde denn ein ganz normaler Tag bei dir aussehen?

Ich komme morgens ins Center Management, dann werden erst einmal die ganzen Emails bearbeitet, dann wird geschaut, was so für den Tag ansteht. Wenn Meetings anstehen, werden die erst einmal vorbereitet. Wir sitzen mindestens einmal in der Woche in großer Runde zusammen und sprechen über die Vermietungen und Aktionen, die anstehen. Aber auch Belange der Besucher und Mieter besprechen wir.

Danach wird es meist wuselig. Dann klingelt das Telefon, dann kommen Mieter oder Besucher, der Wachdienst möchte sich abstimmen – wir sind meist der erste Anlaufpunkt. Dadurch ist kein Tag wie der andere und das mag ich sehr.

Wie können sich die Besucher das vorstellen? Wie funktioniert so eine Aktion überhaupt? Was gehört dazu?

Man muss natürlich erst einmal die Ziele überlegen: Wen möchten wir ansprechen und wie möchten wir die Zielgruppen erreichen? Wo setzen wir unsere Prioritäten?

Die Grob-Planung der Aktionen findet schon immer sehr frühzeitig statt. Aktuell ist unser Center Manager schon fast mit der Planung für das kommende Jahr durch. Da werde ich auch involviert, das macht natürlich viel Spaß. Es ist schön, dass man auch eigene Ideen mit einfließen lassen kann.

Parallel bin ich aber auch noch mitten in der Durchführung der Aktionen in 2017. Da geht es im Prinzip darum, die ganzen Gewerke zusammenzubringen. Man hat verschiedene Dienstleister, mit denen man zusammen arbeitet, zum Beispiel die Dekoagentur, die immer ein Auge darauf hat, dass alles dem Anspruch der Galerie gerecht wird, eine Modeagentur, die Choreographie und Models koordiniert. Öfter haben wir auch mal Künstler hier, die mit Kleinkunst begeistern oder durch Live-Musik oder als DJ auftreten. Es ist sehr umfangreich, gerade zur Weihnachtszeit. Man muss immer versuchen, dass jeder immer im Bilde ist, wie alles abläuft. Eine gute Abstimmung ist extrem wichtig für einen reibungslosen Ablauf. Da bin ich sozusagen die Schnittstelle hier im Center.

Ist das denn dann immer nur eine Veranstaltung um die du dich kümmerst? Oder machst du dann mehrere auf einmal und parallel?

Auf jeden Fall parallel. Aufgrund der Vielzahl der Veranstaltungen muss man da auch zeitnah in die Planung gehen. Gerade die Late Night Shoppings und das Weihnachtsprogramm sind sehr umfangreich. Zu Weihnachten erwarten wir immer die höchste Besucherzahl bei uns und da möchten wir natürlich auch ordentlich was bieten, damit unsere Besucher ein tolles Einkaufserlebnis mit nach Hause nehmen und gerne wiederkommen.

Wann fängst du an, für Weihnachten zu planen?

Die ersten Sachen habe ich jetzt schon im Frühjahr gemacht. Der Hauptteil steht derzeit an und eigentlich muss im Herbst das Programm dann schon stehen. Dann geht es nämlich in die Erstellung der Werbemittel. Und dann geht’s nur in die Durchführung.

Glaubt man gar nicht, dass man mit der Planung da so früh anfangen muss. Und jetzt zu dir als Person: Was macht dir denn an deinem Job am meisten Spaß?

Am meisten macht mir an dem Job Spaß, dass er so abwechslungsreich ist. Dass man verschiedene Bereiche hat, die alle sehr kreativ sind. Man kann sich immer irgendwie mit eigenen Ideen einbringen und hat immer sehr viel mit unterschiedlichen Menschen zu tun. Mal ist es ein Besucher, mal ist es ein Mieter, mal ist es ein Dienstleister.

Toll ist auch, dass man seine Arbeit „sieht“. Es macht mich schon mit Stolz wenn die Aktion reibungslos verläuft und ich sehen kann, dass sich die kleinteilige Arbeit im Vorfeld bezahlt macht.

Kannst du uns dazu denn schon irgendetwas Schönes zu deiner aktuellen Veranstaltungen sagen? Zum Beispiel zum Late Night Shopping?

Wir haben dieses Jahr noch drei Late Night Shoppings. Eins davon ist am 29. September, da präsentieren wir die Herbstmode. Da spielen wir ein wenig mit dem Thema „Rock meets Classic“. Wir haben Doubles der Band „Kiss“ da, eine tolle Fotowand für Selfies, eine Harfenistin, Akrobatik und noch einiges mehr. Und natürlich die neuesten Modetrends zum Herbst! Da sind wir jetzt zum Beispiel gerade in der Planung. Dann haben wir noch ein Late Night Shopping zum Thema „Alice im Wunderland“, das zum Black Friday am 24.11. stattfindet. Da haben unsere Shops bestimmt wieder tolle Angebote in petto. Und dann wird es am 22.12. wieder mit aufgreifen und dann haben wir noch zu Weihnachten ein schönes Late Night Shopping. Da findet wieder der tolle Sternenregen statt. Das ist echt ein Gänsehaut-Moment, wenn die Sterne im Center regnen.

Und was, sagst du, müsste man denn unbedingt drauf haben, um deinen Job hier zu meistern? Was muss man können?

Man muss auf jeden Fall Organisationstalent haben. Gerade weil es halt immer so viele Projekte sind, an denen man parallel arbeitet, muss man immer den Überblick behalten. Man hat viel mit Menschen zu tun und wird viel in seiner Arbeit unterbrochen – das liegt in der Natur der Dinge, wenn man im Center Management sitzt. Da muss man einfach entspannt sein und den Überblick behalten.

Wenn du jetzt mal so zurück denkst, was war denn bisher deine Lieblingsaktion, die du gemacht hast?

Das war das Late Night Shopping „Magic of Shopping“ letztes Jahr. Das war echt total toll! Das hat Spaß gemacht, denn da hatten wir einmal die Modenshow zum Thema Herbstmode, dann hatten wir Zauberer mit Close up Magie da, wir hatten einen kopflosen Walking Act, eine Cocktailbar mit Molekular-Cocktails und das ganze Center war so ein bisschen mystisch ausgeleuchtet. Das war eine ganz tolle Aktion, die sehr erfolgreich war und extrem gut angenommen wurde. Wir hatten ganz tolle Besucherfrequenzen.

Was machst du denn, wenn du nicht in der Ernst-August-Galerie bist?

Wenn ich nicht in der Galerie bin, dann koche ich total gerne. Das können meine Kollegen sicherlich bezeugen (lacht). Außerdem entdecke ich gerade das Fotografieren für mich und treffe mich viel mit meinen Freunden. Und ich bin gerne in Hannover unterwegs.

Und was entdeckst du in Hannover gerne?

Ich bin gerne mal mit dem Fahrrad unterwegs, da bin ich hauptsächlich in der Eilenriede und am Mittellandkanal anzutreffen. Ansonsten gehe ich gerne mal ins Kino oder schlendere durch die Herrenhäuser Gärten.

Und zum Stichwort „Zukunft“: Was wäre jetzt deine Favoritenaktion? Worauf freust du dich am meisten?

Oh, das ist sehr schwierig! Aber das Thema „Alice im Wunderland“ finde ich total schön, weil man da so schön mit spielen kann. Da kann man ganz viele Sachen aufgreifen. Gerade sind wir da dabei, die ganzen Ideen zusammenzutragen und da können sich die Besucher auf jeden Fall drauf freuen.


Hättet ihr das gedacht? Es gibt noch viel mehr bei uns zu entdecken! Bleibt dran, denn wir stellen euch schon demnächst den nächsten Blick „Hinter den Kulissen“ vor.